Tener un control sobre los patrones de ventas del cuarto trimestre es fundamental a la hora de predecir qué inventario vamos a necesitar. Revisar informes del mercado de los últimos cinco años muestra más o menos lo mismo que ocurre cada año en torno a esas grandes fechas comerciales como el Black Friday y el Cyber Monday. Los minoristas suelen ver un aumento significativo en sus ventas durante este periodo, lo que implica que deben mantener un stock considerablemente mayor del habitual solo para poder satisfacer la demanda de los clientes. Pero aquí está el problema: los datos de ventas antiguos ya no son suficientes. Es necesario analizar cómo están cambiando las cosas actualmente en el mercado, estar atentos a nuevas tendencias que surjan y prestar atención a cómo los compradores están actuando de forma diferente últimamente, si queremos que nuestros planes de inventario funcionen realmente bien.
El stock de seguridad actúa como un inventario de respaldo que las empresas mantienen por si se quedan sin existencias en momentos de alta demanda. Esto resulta especialmente importante durante las épocas festivas, cuando la demanda de los clientes suele variar drásticamente de un día a otro, y perderse esos días clave de ventas puede costar importantes sumas de dinero. Analizando ejemplos reales, muchos minoristas han encontrado maneras de ajustar sus estrategias de stock de seguridad basándose en su desempeño previo, lo cual les ayuda a evitar estanterías vacías manteniendo bajo el exceso de inventario. Cada vez más, las empresas también recurren a software de análisis de datos. Estas herramientas permiten a los gerentes examinar patrones históricos de ventas por producto y ajustar el stock de seguridad en consecuencia. El resultado es una mayor probabilidad de tener disponibles los productos que los clientes desean justo cuando más lo necesitan, especialmente durante esas temporadas críticas de ventas.
Una gama de herramientas y software mejora considerablemente el pronóstico de demanda para la mayoría de las empresas. Tome por ejemplo Oracle Demand Management o SAP Integrated Business Planning, los cuales incluyen funciones avanzadas como análisis en tiempo real y escenarios de simulación ('what if') que permiten a los planificadores visualizar distintos resultados. Hemos visto a muchas empresas mejorar sus cifras tras implementar estos sistemas, algunas reportando pronósticos hasta un 30% más precisos y mucho menos stock acumulado sin utilizar. Y no olvidemos que la inteligencia artificial está revolucionando este ámbito actualmente. Los modelos de aprendizaje automático (machine learning) se vuelven cada vez más inteligentes al detectar cambios en el mercado, lo que permite refinar las predicciones con el tiempo sin necesidad de ajustes manuales constantes. Las empresas que adoptan estas tecnologías suelen superar a sus competidores, ya que gestionan el inventario mucho más cerca de las necesidades reales de los clientes, en lugar de basarse en suposiciones a partir de datos antiguos.
Llegar con los envíos a los clientes antes del 15 de octubre es absolutamente fundamental si los vendedores quieren cumplir con esas fechas límite de Amazon FBA. La gente inteligente en logística sabe que enfocarse en la última etapa de la entrega marca toda la diferencia. Las empresas necesitan planificar bien estas operaciones. Deben invertir en buenas herramientas de optimización de rutas y mantener un seguimiento de los paquetes mediante sistemas de rastreo en tiempo real para que nada se atasque en la última milla. Muchos problemas ocurren cuando los transportistas y los equipos del almacén no se comunican adecuadamente, especialmente en épocas concurridas. Hemos visto esto de primera mano, donde la falta de comunicación lleva a perder ventanas de tiempo y clientes enfadados. Por eso, la mayoría de las empresas exitosas mantienen canales de comunicación abiertos entre departamentos y siempre tienen planes de respaldo listos. Los datos de ShipMatrix muestran que diciembre suele ser el peor mes para contratiempos en las entregas, por lo que organizar todo con mucha anticipación no solo es útil, sino prácticamente obligatorio para cualquiera que se tome en serio la venta en Amazon.
Cuando los almacenes se atascan durante las temporadas ocupadas, esto afecta seriamente la recepción oportuna de mercancías. La mayoría de las veces, este problema ocurre porque hay demasiada mercancía entrando al mismo tiempo y no suficiente espacio para almacenar todo adecuadamente. Una forma en que las empresas abordan este problema es colaborando con socios logísticos externos que ofrecen opciones adicionales, como espacio extra en almacenes o áreas temporales de almacenamiento cuando se necesitan. Otra estrategia inteligente es revisar los horarios de llegada de las remesas. Si las entregas ocurren durante periodos menos ocupados del día en lugar de en horas pico, el flujo de mercancía tiende a ser más eficiente dentro de las instalaciones. Muchas empresas utilizan ahora software de seguimiento para identificar cuándo suelen ocurrir estos cuellos de botella. Esto les ayuda a planificar con anticipación y evitar así el desperdicio de dinero en trabajadores ociosos o equipos parados esperando carga.
Evitar esas molestas penalizaciones por almacenamiento del 14 de enero de Amazon requiere una planificación inteligente del inventario. Los vendedores reciben cargos adicionales cuando sus productos se acumulan más allá de los límites de almacenamiento tras la temporada festiva. Gestionar adecuadamente el inventario después de las fiestas no solo es buena práctica, sino prácticamente necesario en la actualidad. Analice lo que funcionó la última vez y ajuste las existencias basándose en cifras reales de ventas, no solo en suposiciones. Esté atento a cómo Amazon cambia sus reglas, ya que estas actualizaciones suelen afectar las capacidades de almacenamiento permitidas. Los mejores vendedores de Amazon no esperan hasta el último momento; comienzan a vaciar los almacenes semanas antes de que llegue la fecha de penalización, a veces incluso enviando productos directamente desde los proveedores a los clientes en lugar de almacenarlos. Este enfoque ahorra dinero en tarifas mientras mantiene las operaciones funcionando sin contratiempos durante todo el año.
Conseguir esos espacios clave en la producción cuando el negocio se intensifica es realmente importante si las empresas quieren que sus cadenas de suministro sigan funcionando sin contratiempos. La mayoría de los vendedores terminan esperando mucho tiempo porque hay una demanda muy alta. Cuando los fabricantes hablan con sus proveedores desde el principio, ayuda a colocar sus productos directamente en la cima de la lista de producción. Tome como ejemplo a este experimentado vendedor de Amazon que nos contó cómo ajustar las fechas de lanzamiento de sus productos y mejorar la predicción de las necesidades de los clientes redujo su tiempo de espera en un 20%. Según datos del sector, durante las temporadas ocupadas, los tiempos normales de espera en la fabricación suelen oscilar entre seis y diez semanas, lo cual explica por qué es tan importante planificar con anticipación. Para obtener buenas posiciones en la producción, las empresas deben conocer exactamente cuánto tiempo lleva cada parte del proceso y construir relaciones sólidas con sus proveedores a lo largo del tiempo.
Agregar algunos tiempos adicionales de reserva a los horarios de transporte marítimo y aéreo ayuda a evitar esas demoras frustrantes que todos odiamos. Durante las temporadas de mayor actividad, el envío se retrasa en todas partes debido a la alta demanda. Se generan cuellos de botella en los puertos y aeropuertos, y las entregas tardan mucho más de lo esperado. Cuando las empresas incluyen estos tiempos adicionales en sus planes, crean espacio para imprevistos y aún así garantizan la llegada puntual de las mercancías. Datos del sector muestran que las demoras en el transporte aumentan aproximadamente un 30 por ciento durante la temporada pico, lo que resalta la importancia de una buena planificación con tiempos de reserva. Para quienes deseen implementar esta estrategia, comiencen por analizar primero los problemas de entrega anteriores. Luego, tengan planes de respaldo listos por si algo sale mal. Y no olviden realizar revisiones periódicas con el personal logístico encargado de los envíos.
Cuando se genera un retraso en el despacho de aduanas, esto realmente afecta el flujo de inventario, especialmente durante temporadas ocupadas cuando todos intentan mover productos a través de las fronteras. La mayoría de los vendedores tropiezan con problemas debido a documentación incorrecta o cambios repentinos en las normativas gubernamentales. Tome por ejemplo una empresa que logró superar toda la burocracia al corregir su documentación e incorporar a alguien que realmente conoce a fondo los procedimientos aduaneros. Mantenerse al tanto de los cambios regulatorios no es solo conveniente, es absolutamente necesario. Las empresas deben estar atentas a los cambios en las reglas de comercio internacional que podrían detener repentinamente los envíos. Actuar anticipadamente ante estos inconvenientes ayuda a mantener las operaciones funcionando sin contratiempos y a ahorrar dinero que de lo contrario se perdería en gastos de almacenamiento en almacenes y oportunidades de venta frustradas.
Los vendedores pueden evitar las molestas tarifas manuales de $0.30 si siguen las reglas de embalaje y etiquetado de Amazon FBA. Las principales cosas a tener en cuenta son: utilizar el tamaño correcto de caja, emplear materiales adecuados, asegurar que todo permanezca en su lugar durante el envío y colocar las etiquetas exactamente donde Amazon las requiere. Un comerciante nos contó su experiencia el mes pasado, después de comenzar a cumplir con las normas. Su factura de envío disminuyó aproximadamente un 15 % en tres meses, lo cual hizo que el esfuerzo adicional valiera la pena. Cuando los vendedores evitan estos cargos adicionales, ahorran dinero de inmediato y mantienen su inventario en movimiento sin quedarse atascado esperando que los paquetes pasen las inspecciones.
Familiarizarse con la forma en que diferentes productos deben empaquetarse antes del envío es muy importante para cumplir con las normas de Amazon. Específicamente, la ropa debe colocarse en bolsas de plástico o algún tipo de cobertura protectora para evitar que se dañe durante la manipulación. Otros artículos que no sean ropa generalmente requieren cajas más resistentes y suficiente acolchado en el interior para evitar que se rompan. Los vendedores harían bien en revisar periódicamente las indicaciones de Amazon sobre embalaje y ajustar sus métodos según sea necesario. La empresa deja claro en sus guías que no seguir estas reglas de empaque puede resultar en multas o consecuencias peores. Estar al tanto de estos detalles ayuda a los vendedores a evitar problemas en el futuro.
El transporte de materiales peligrosos requiere tener toda la documentación adecuada en regla si las empresas quieren cumplir con la ley. Los documentos esenciales suelen incluir cosas como formularios MSDS, etiquetas de peligro correctas en los paquetes, además de seguir las normas establecidas por organizaciones como IATA para el transporte aéreo. Mantener estos registros actualizados con regularidad es muy importante, ya que las regulaciones suelen cambiar con frecuencia. Capacitar adecuadamente al personal sobre lo que necesita saber ayuda a evitar retrasos frustrantes en aduanas o recibir multas en el futuro. Para cualquier persona que maneje mercancías peligrosas, estar al día con los estándares de documentación no solo es una buena práctica, es prácticamente un requisito básico en este negocio, donde los errores pueden ser costosos tanto económicamente como legalmente.
El mundo de la logística avanza a una velocidad vertiginosa en la actualidad, por lo que realizar un seguimiento del inventario en tiempo real se ha convertido prácticamente en una necesidad para cualquier persona que desee gestionar eficientemente sus existencias. Con este tipo de tecnología, las empresas pueden saber exactamente dónde se encuentran sus mercancías mientras aún están en camino entre almacenes y minoristas. Esto permite tomar mejores decisiones cuando algo sale mal o necesita ajustes sobre la marcha. Las etiquetas RFID y las plataformas en la nube, de las que todo el mundo habla ahora, ayudan realmente a reducir problemas como paquetes extraviados o atascados en lugares inesperados. FedEx y UPS son buenos ejemplos; poseen sistemas bastante avanzados que ofrecen a los clientes actualizaciones detalladas en cada etapa del proceso dentro de la cadena de suministro. Las empresas que implementan tales soluciones de seguimiento suelen incrementar su rotación de inventario en torno al 15 %, según varios estudios, lo cual tiene sentido, ya que nadie quiere tener dinero inmovilizado en productos que permanecen sin usarse.
La gestión de inventario recibe un impulso significativo gracias a los sistemas automatizados, especialmente cuando se trata con esos artículos de gran demanda que todos quieren. Al implementar alertas automáticas de reposición, las empresas suelen mantener sus estanterías adecuadamente abastecidas la mayor parte del tiempo. Nada de quedarse sin productos populares ni terminar con excesos de mercancía acumulando polvo. Algunos estudios indican que este enfoque puede generar un aumento en las ventas del orden del 30 por ciento, aunque los resultados varían según el sector. Por supuesto, existen obstáculos iniciales que superar. Conseguir que todas las partes del sistema funcionen correctamente en conjunto requiere esfuerzo, y hay que reconocer que la inversión inicial puede ser bastante elevada. Aun así, merece la pena considerarlo si las empresas desean optimizar operaciones y evitar esos problemas de inventario tan frustrantes y conocidos.
Cuando los productos se quedan sin vender por cualquier motivo, los llamamos inventario atrapado, y esto crea problemas serios para los negocios, tanto operativamente como financieramente. Es muy importante abordar rápidamente estos problemas de acumulación de stock si las empresas quieren mantener un adecuado movimiento de inventario y que sigan entrando beneficios. Algunos buenos enfoques incluyen mejores sistemas de seguimiento para contar el inventario, tomar decisiones más inteligentes sobre dónde se almacenan las cosas y simplemente revisar con mayor frecuencia los niveles de stock. Tome Amazon como ejemplo; han desarrollado formas bastante inteligentes de reactivar el inventario estancado mediante promociones especiales y ajustes de precios. Este tipo de tácticas no solo reduce las pérdidas, sino que también hace que las operaciones en los almacenes funcionen más suavemente en general, aunque pueda requerir algunos intentos y errores para descubrir qué funciona mejor en cada situación.
Usa la fórmula: Costo Estimado de Almacenamiento = Tarifa Promedio de Almacenamiento por Pie Cúbico x Pies Cúbicos Utilizados x Número de Meses para predecir tus costos y ajustar los modelos de precios en consecuencia durante las temporadas pico.
Implementa la gestión estratégica de inventario, reassesora los niveles de stock y las previsiones de demanda después de la temporada alta, y mantente informado sobre las políticas en evolución de Amazon relacionadas con los límites de almacenamiento.
Sigue las directrices de Amazon para tamaños de caja correctos, materiales de embalaje y etiquetado preciso. Revisa regularmente estas directrices para evitar recargos manuales de $0.30/unidad y optimizar tu proceso de inventario.
El seguimiento en tiempo real del inventario mejora la eficiencia, proporcionando datos precisos para decisiones informadas, reduciendo el riesgo de envíos perdidos o retrasados, y mejorando las tasas de rotación del inventario.
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